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海外展会参展流程及注意事项保姆级教程–原创

其它 Michael Dai 1周前 (07-07) 104次浏览 0个评论 扫描二维码

海外展会参展流程及注意事项保姆级教程--原创

 

海外展会参展流程及注意事项保姆级教程–原创

 

海外展会是B2B行业线下开发客户一个非常重要的渠道,如果再结合客户拜访则能更好的发挥国外展会的效果,最近有朋友留言问参加海外展会的流程和注意事项,我自己参加并组织过公司的几十场国际展会,所以这次就针对参加国外展会的整个流程以及需要注意的事项和大家分享下。

海外展会参展流程及注意事项保姆级教程--原创

在开始分享之前先说下我们的情况,因为情况不同可能整个海外展会的流程以及准备的东西都会有所不同。

  • 首先,我们是B2B行业,非B2C
  • 其次,我们是做工程机械的,所以没有展品,不涉及到展品运输这块
  • 最后,我们的展会都是标展,面积一般就是6-12平,非大面积的特装展位。

以上是我们的背景情况,大家可以根据自己公司的信息看是否和我们相近,然后再国外展会的组织流程上可以参考,当然,如果你是B2C,或是需要带样品的情况也是有好多流程可以参考的。

 

—以下是正文—

参加国际展会,整个的流程我们可以分成4大块

第一,确定每年国际展会的预算和计划

展会预算

预算和计划非常重要,但这也是没参加过展会公司一个非常难确定的问题,预算的话我的建议是如果之前没参加过展会,那么可以多了解下同行每年大概的参展情况和预算,如果已经有过参展的情况,那可以根据上一年的情况来确定今年的展会预算,如果也不了解同行参展情况,之前也没有参展的经验,在条件和资金允许的情况下可以挑选行业精准的展会参加3-5个,这样明年就可以根据这次的参展情况来确定整年的预算。

再说下计划,也就是一年要参加几个展会,都参加哪些展会,第一个参加几个展会的问题需要根据今年的展会预算来确定,第二个参加哪些展会或者说展会如何筛选,下面是我的一些经验

可从以下几个方面对展会进行筛选

展会官网往届参展商信息:可以到展会的官网查看上一年或上一届展会的情况介绍,特别是参展商信息这块,看看是否有你们行业老大或是国内外同行参展,如果有,那这个展会可以重点考虑。

展会的组织部门或机构:通常展会的组织部门有2种情况,一是由国家相关政府部门组织的,比如哈萨克斯坦工业部组织的矿山机械展会,二是由大的展会公司组织的,比如 英富曼,励展,ITE,汉诺威等国际展会公司,这两种情况的展会质量都是非常高的。

公司国外重点市场:根据自己现在的国外市场情况来确定参展的国家,比如你现在主要市场就是东南亚,中亚,那么东南亚和中亚国家的展会就是你重点需要关注的。

公司行业相关:这个很好理解,就是展会的性质一定是和你的行业及产品相关,如果一致是最好的,比如你是做矿山设备的,那么矿山机械展,矿山相关展会就是你理想的目标。

展会补贴情况:现在国家政策非常好,参加这种国际性展会,国家对企业是有补贴的,具体的可以查看各省商务厅相关文件,这个文件每年通常在3月份左右发布,文件会将大部分国际展会进行分类,一类,二类和三类,每类的补贴政策不一样,如果有2个比较相似的展会,一个是一类的,一个是三类的,那肯定参加一类的,一,二,三类的补贴标准具体可以参看下面这个信息(以下是河南省的补贴标准,其它省份的需要自己查询相关文件)

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行业网站及杂志上推广的展会:一般行业杂志和行业网站上推荐的展会相对来说都是比较专业的,且是行业相关的,所以这也是你在筛选展会时可以参考的一个方向。

展会举办次数:这其实只能做为一个参考,比如有的展会已经举办了二十多次,证明这个展会历史久远,质量不错,如果质量不好,没什么效果可能早就停掉了。而有的展会刚第二届,那么就要好好调研下这个展会的情况了,最后再做决定。

第二,展前

参展前我们需要做充足的准备,这样才能保证展会达到应有的效果,不浪费参展的每一分钱。

展位的确认

一旦参展计划确认后,就可以和展会公司沟通相关展会信息,让展会公司在展位图出来的第一时间与你联系确认展位,展位位置的好坏会直接影响到展会的参展效果。而在展位位置的选择上,可以考虑展会场馆主干道附近,或是十字路口,丁字路口等位置,最好是双开(双开通常会加收10%展位费),双开的效果要远远好于单开,所以有条件的一定要选择双开。

参展人员确认

展会确认后就可以提前考虑参展人员,这个可以根据公司市场的划分,比如有的公司东南亚是由一个业务员负责的,那么这种情况东南亚的展会首要考虑的就是这个业务员,有的公司并不对市场进行划分,这种情况就可以根据客户的情况来挑选参展人员,比如泰国有一个相关行业展会,而你们公司泰国有一个大客户在业务A那里,那么就可以首选业务A去参加。总之人员的筛选要根据公司市场和客户的情况进行挑选,以其发挥展会最大效果,因为后面还会结合客户邀约和拜访。

参展商整理

展会确认后,一定要去到展会官网查看并整理参展商信息,因为有些参展商可能就是你的目标客户,所以要对本次展会的参展商有所了解,做好相关的准备。

护照,签证,机票及酒店

护照一定要保证从参展之日起半年内有效,比如展会日期是24年5月6日,那么你至少要保证护照在24年11月7日前是有效的,另外要有空白页可以使用,否则就要提前做好护照更换工作。签证一定要提前确认好参展国家的签证政策,办理时间,不要因为签证办理问题错过展会,最后是机票和酒店,如果人员及行程都已确认,建议提前确定机票和酒店,这样能省下不少钱,越临近展会日期的机票和酒店越贵,所以能尽早确定的就尽早确定。

检查物品清单

展画,宣传册,宣传单页,名片,名片盒,客户信息登记表,笔,本,透明胶带,双面胶,剪刀,订书机,订书钉,水,纸杯,糖果,纸巾,湿巾,转换插头,充电宝及小礼品等

对参展国家客户进行重点开发

对展会举办国家的客户进行开发和邀约,主要是两个方面,第一是这个国家的老客户,可以提交发送参展信息邀请老客户来展位,这对于处于成单关键阶段的客户非常有利,有可能在展会见面沟通后就确认订单了。第二是对这个国家的客户进行开发,比如有几个你一直想联系的公司,可以借着这次展会的机会发送开发信,邀请客户来展会或是沟通展会结束后是否可以去客户公司拜访。

 

第三,展中

布展

参展人员需要在组展方规定时间内按要求完成展位的布置工作,通常为正式展期的前一天,展会布置完成后请拍摄布展后展位照片,照片一定要拍摄全整个展位的情况,包括展位门楣上的公司信息和展位号,这个后面展会补贴时是需要用到的。

展画

展画的设计非常非常非常重要,如果你经常参加展会的话,你不看公司信息,单从展画的情况就能判断出这个展位是中国公司还是国外公司的,因为我们大部分国内企业的展画设计的都不是太好,文字内容过多,大小,尺寸等都不标准,图片质量差等等,建议展画设计方面可以考虑简洁大方,色彩突出,视觉冲击力强,多图少文,用大图且高质量的图片,不要出现大段大段的文字介绍,客户是不会站到那里来读你的公司介绍文字的。可以看下面这个展画就是非常典型的错误案例

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媒体播放

我个人建议每个展会最好都租一个电视,然后播放公司制作的宣传片,产品介绍等内容,因为一个展会按标展9平来算,3×3,也就是说你的开口长度只有3米,去参加过展会的小伙伴应该都知道,客户从你展位经过,在2侧都有展位的情况下,3米的距离,基本上2-3秒时间就过去了,所以在2-3秒内如果客户没有看到你的展位或是没有东西能抓信客户的注意力,那么客户很可能就错过你的展位了,但如果你有一台电视在一直播放视频,首先客户很容易会通过电视来看到你的展位,另外电视产品的视觉和听觉效果也更能有效的吸引客户,不至于让客户错过你的展位,同时一旦客户和你进行沟通时,通过视频的展示能更好的体现你们公司的实力,产品的特别,让客户对公司,对产品有个更直观的认识。所以电视非常重要,有条件的一定要租一台(建议同电视架子一起租)

糖果,水,饮料,小零食等准备

这个是一个加分项,可以事先准备一些糖果,饮料小糕点零食等,这个能够体现我们的服务以及给客户留下较好的第一印象

客户接待

这个是整个展中环节中的重点

首先就是体现自己的专业性,这个要看参展人员的业务能力,比如客户问的一些问题,你需要给出很好的回答,同时体现你对业务的熟悉度和专业性,不能客户问了一个问题你说的乱七八糟,一知半解,甚至这个不确定,那个不清楚,这样会给客户留下非常差的印象,所以你对自己行业及产品的专业性和业务能力非常重要。

第二,尽量每个客户都索取名片并和客户拍照留念,这样的好处是你在晚上整理名片时可以对照合影来确定哪个名片是对应的哪个客户,还有就是客户可能一天去了很多展会,客户很可能对你们展位也没什么印象,有了合影你就可以在给客户写邮件时附上,客户就会想起你们是哪个公司了,有利于后期客户的跟进。

第三,客户离开展位后第一时间整理客户信息到客户信息登记表或类似的记录表中,因为客户在和你交流的过程中可能提到了许多具体的要求,而你当时因为需要给客户讲解等原因并没有及时做记录,现在就是把客户提到的所有信息都整理记录到客户的信息表中,比如客户对价格是否敏感,客户的价格区间,客户对某款产品的具体要求,客户的运输条款或其它提到的信息,当然也可以根据你和客户的沟通情况来做一些推断,比如,客户应该在中国进口过,有2-3家供应商,对价格不敏感,但对质量要求严格等。

客户邀约和拜访

我们在展会之前有进行过老客户的邀约,所以展会期间可以看客户是否有来展位沟通交流,如果没有的话也可以在参展期间给客户再次发邀约,并附上你在展位上的照片,最好看清你们展位的公司名称及展位号。

拜访的话可以分为两部分,一个是之前的老客户,可以问下客户时间上是否方便我们展会后过去拜访。第二是展会期间可能会有一些非常有意向的客户,聊的比较深入,这种客户也可以主要沟通看是否展会结束后能去对方公司拜访,请记住,不管是新客户还是老客户,如果对方同意你去拜访,那就证明这个客户是有希望的,是个好的开始,所以一定要主动沟通去客户公司拜访。当然除此之外也可以邀请客户一起吃饭,这个就是比较私下的一个活动了,比较适合订单到了某个关键节点,一直没有进展的情况,如果能把负责采购的客户约出来吃饭,那么肯定会有收获的(该谈的一些“条件”肯定也要给他谈好)

客户信息的整理和跟进

每天晚上整理当天的客户信息,建议根据客户的情况对客户进行分类,可分为重点客户次重点客户一般客户,当然分法不固定,总之是建议对客户分类,这样你能有重点的先跟进一批客户,不要想着等展会结束后回到公司再进行整理和跟进,因为从你在展会上见到客户再到你回到公司整理好信息开始跟进,有可能一周已经过去了,这么长时间客户早已收到其它同行的信息或是报价,甚至已经进入谈判的关键节点了,而你才对客户进行跟进,太晚了。这里就建议当天的客户,特别是重点有意向的客户,尽量当天跟进,最迟不能晚于第二天跟进,跟进时如果有合照一定要附上,同时邮件简单说明客户当时在展位上提出的问题或是疑问,最后写明展位位置信息,方便客户二次来访沟通。

第四,展后

客户资料信息整理

这个要看情况,如果在展中已经对客户信息进行了整理,那么展会结束后可以进行二次整理和补充,比如展中对客户进行了联系,客户回复了邮件,提了什么问题或是有什么进展等都可以整理记录好,做为客户信息的补充。

客户的分配

这个每个公司的情况都不一样,根据公司客户分配原则对客户进行分配并及时跟进,建议分配到展会客户的业务员一定要和参展人员进行沟通,确认下客户的情况,现场的沟通情况参展的人员最了解。

客户拜访

前面说过了,你在参展前和参展中都会对一些客户发送拜访要求,根据客户的回复情况,展会结束后合理安排去客户公司拜访。

补贴资料整理

前面有说过企业参加这种国际性展会是有补贴的,所以我们需要准备好补贴时需要提供的资料,包括,此次展会参展人员的签证页,护照,出入境记录,这几项需要扫描备用。除此之外还需要准备好此次参展往返的机票信息,展会期间同客户的合影照片,此次展会参展人员的参展证正反面等

 

以上就是本次关于海外展会参展流程及注意事项的分享,如果大家有其它好的参展经验也欢迎在评论中分享。

 

 

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